Come scrivere meglio le email

Un giornalista dell'Atlantic si è dato alcune regole, e dice che risparmia un sacco di tempo: primo, evitare cortesie e salamelecchi

Il giornalista dell’Atlantic James Hamblin ha messo insieme un po’ di regole che utilizza di solito per scrivere le sue email. Hamblin sostiene che se tutti si comportassero come lui, un sacco di gente potrebbe ridurre il tempo che passa a leggere e rispondere alle email. Nulla di quello che propone Hamblin è particolarmente rivoluzionario, e molti dei suoi consigli funzionano soprattutto per le email di lavoro: ma restano consigli notevoli, soprattutto per chi ha a che fare quotidianamente con una montagna di email da leggere e a cui rispondere. Le regole base sono fondamentalmente due: fregatene se sembri un po’ maleducato, e controlla le email il meno possibile.

Via le formalità
Per prima cosa vanno eliminati i saluti, sia quelli iniziali sia quelli finali. È un’email: non è una lettera scritta nel 1950. Niente più “Caro Giovanni”, “Gentile Direttore”, “Egregio collega”, eccetera. Via i “cordiali/distinti saluti”, “alla prossima”, “a presto”, eccetera. Al massimo, per chiudere la conversazione, si può usare il proprio nome (che comunque dovrebbe già essere visibile nella email). La spiegazione breve è: non serve. Scrive Hamblin:

Le formule di saluto e di commiato sono relitti delle lettere scritte a mano, ed esistono solamente per formalità. Lasciarle perdere può sembrare un segno di maleducazione. In realtà è l’opposto: sono le email lunghe e formali a essere scortesi.

Quando scriviamo un SMS o un messaggio su Whatsapp e Slack non usiamo queste formalità: perché dovrebbe essere scortese non usarle nelle email? È un modo di pensare che va cambiato da tempo. Nella mia esperienza, la maggior parte delle persone che ha più di 70 anni è contraria alle email che non arrivano al punto: sono i più giovani che finora sono stati lenti ad adattarsi al cambiamento, e che insistono a concepire ogni email come un testo sulla base del quale saranno giudicati, come loro stessi hanno fatto in passato con le email ricevute.

Una delle conseguenze naturali dello schema di pensiero “non ce n’è bisogno” è ridurre all’essenziale ogni comunicazione. La email deve andare dritto al punto. Secondo Hamblin, raramente una email dovrebbe contenere più di tre frasi: «una email obbliga chi la riceve a consumare del tempo. Scrivere a qualcuno è come dirgli “so che hai a disposizione una quantità limitata di tempo e attenzione, e ho deciso che ora te ne ruberò un po’”». Oltretutto, questa regola ha una conseguenza non scontata. Obbliga chi la segue a cercare un’interazione diversa, nel caso debba consegnare un messaggio più lungo: per esempio telefonare al destinatario o parlargli di persona, due interazioni più “sane” di un breve messaggio scritto via schermi.

Posta in arrivo (0)
Un altro atteggiamento che rende spiacevole il rapporto di molti con le email è l’ossessione per la casella vuota. Zero messaggi da leggere o a cui rispondere: «il nirvana, per alcuni», spiega Hamblin. Il guaio è che il modo in cui cerchiamo di restare senza email da leggere è dispersivo e controproducente: se leggiamo ogni email che arriva o controlliamo quante ne sono arrivate ogni ora o mezz’ora, sottraiamo tempo e attenzione alle altre attività della giornata. E ogni volta che consultiamo la posta, abbiamo bisogno di almeno 30 secondi per tornare a concentrarci su quello che facevamo.

La soluzione è imporsi di controllare le email in rari momenti prestabiliti della giornata (se il proprio lavoro lo permette, ovviamente). E in quei momenti, darci dentro e leggere e rispondere a tutte le email in casella. Le comunicazioni davvero importanti e urgenti non arrivano via email, dice Hamblin: ma per SMS o telefonata. Conclude Hamblin che «alla fine di ogni giorno, passerai un sacco di tempo in meno di prima [a leggere e rispondere alle email]. E alla fine della tua vita, avrai settimane o mesi di tempo libero in più».

Bonus: Hamblin non è nuovo a questo tipo di consigli, e negli ultimi tempi è diventato piuttosto seguito per una serie di video intitolata “Se il nostro corpo potesse parlare”, in cui dà consigli e dritte su come vivere meglio, più o meno (Hamblin è laureato in medicina e in passato ha lavorato come radiologo). In uno dei primi video della serie, Hamblin proponeva di introdurre il “tabless Thursday”, cioè impegnarsi per un giorno a fare una cosa per volta.