Come si apre una libreria

Guida essenziale su come funzionano e su quanto si guadagna a vendere libri

di Giacomo Papi – @giacomopapi

La prima cosa, ovviamente, è trovare il posto giusto, e stare molto attenti a non pagare troppo di affitto. La regola prescrive che il costo dei locali debba essere sotto al 10 per cento del fatturato annuale previsto e possibilmente poco sopra il 7. Quanto al dove, di regole non ce ne sono. L’essenziale – ha scritto il New York Times – è che non ci siano altre librerie nella zona e che il quartiere sia vivo culturalmente: «Se c’è spazio per un mercato agricolo, allora c’è spazio anche per una libreria». In Italia, dove i mercati sono più diffusi che negli Usa, la regola andrebbe forse aggiornata alla presenza di supermarket biologici, erboristerie e ristoranti di zuppe vegane.

In attesa che qualcuno inventi un modello nuovo di business – come fece James Lackington, il primo libraio moderno, all’inizio dell’Ottocento – e sperando che il futuro della vendita dei libri non sia soltanto quello messo in piedi da Jeff Bezos con Amazon, oggi l’essenziale è sapere che una libreria sta in piedi soltanto se sta attentissima ai costi e a rosicchiare tutto quello che può sui margini di guadagno, che sono minimi. In più è consigliabile mettere in conto l’energia necessaria per trasformare la libreria in un posto frequentato anche per iniziative e presentazioni. Secondo l’ultimo Rapporto sullo stato del libro – realizzato dalla società di ricerca Nielsen per conto dell’AIE, l’Associazione Italiana Editori – in Italia i libri si vendono ancora soprattutto nelle librerie che complessivamente valgono il 72,2 per cento delle copie. Il 31 per cento di questa quota è venduto dalle librerie indipendenti che, dopo anni di crisi, e molte chiusure, sono tornate ai livelli del 2013.

Licenze e scartoffie

Per aprire una libreria bisogna aprire una società e presentare uno statuto con l’elenco di tutte le tipologie di oggetti – oltre ai libri – che si prevede di poter vendere in futuro. Spremersi le meningi per allargare il novero delle merci possibili – per esempio a magliette, cancelleria, lampade da lettura, caricatori per telefonini e telefonini – è importante perché intervenire dopo l’apertura costa soldi e fatica. Quando tutto è pronto – ma normalmente sono cose di cui si occupa un commercialista – occorre inviare un’autocertificazione di inizio attività al Comune. Se nella libreria non è previsto un bar, la procedura è piuttosto semplice: sono sufficienti l’autocertificazione e un permesso dei vigili del fuoco nel caso in cui nei locali si superi un certa quantità di tonnellate di carta. Se, invece, il bar c’è le cose si complicano parecchio perché si aggiunge una serie di adempimenti, per esempio sulla presenza e la tipologia dei bagni e delle uscite di sicurezza, e tutti i dipendenti avranno l’obbligo di seguire corsi di primo soccorso, oltre a quelli necessari a ottenere la licenza ex REC, che oggi si chiama SAB, acronimo di Somministrazione Alimenti e Bevande.

Come gestire entrate e uscite

Una volta sbrigati i permessi e presentate le scartoffie – e superata la fase ristrutturazione e arredamento su cui, per brevità, sorvoliamo – il business può finalmente incominciare. Non prima, però, di essersi abbonati a un software gestionale. I principali sono due: MacBook della libreria Rinascita di Ascoli Piceno, che ha un catalogo di 520 mila titoli, è usato da circa 400 librerie italiane e costa circa 6 mila euro oltre a un abbonamento annuale, e Decalibro di Torino, che è utilizzato da 270 librerie, costa circa la metà, oltre a 600-700 euro di abbonamento annuale.

Avere un software è indispensabile: sparando con la pistola sul codice a barre – il celeberrimo ISBN, che contraddistingue ogni libro in commercio nel mondo – si aggiorna il database, e quindi si può tener conto di entrate, uscite, ordini e riordini, oltre che a sapere quello che c’è in libreria in ogni momento. I software sono collegati al database di Alice e di Arianna, cioè a Informazioni editoriali, una società controllata da Messaggerie Italiane, la holding che ha la maggioranza del Gruppo GeMS – quindi Longanesi, TEA, Garzanti, Salani, Guanda, Nord, Vallardi, Ponte alle Grazie e Corbaccio – e che, insieme a Feltrinelli, controlla MF Libri, a sua volta proprietaria di Messaggerie Libri, il più grande distributore italiano, oltre che di IBS e di MF Ingrosso, già Fastbook, ovvero del più grande grossista in Italia.

In cambio del servizio – che comprende anche l’aggiornamento continuo dei titoli in commercio – Arianna fattura al libraio una cifra che si aggira intorno ai 700 euro all’anno. In cambio il libraio vende ad Arianna i propri dati di vendita per una cifra simile, andando quindi più o meno in pari. Per il libraio il vantaggio, oltre che gestionale, è di essere sempre aggiornato sui titoli in commercio. Per Arianna è raccogliere i dati sull’andamento del mercato – le classifiche di Arianna, che compaiono su IBS (il servizio di vendita online, sempre di Messaggerie Italiane), sono reali, a differenza di quelli di Nielsen e Gfk, che sono proiezioni statistiche sulla base di librerie campione.

Come si comprano i libri

Per un libraio ci sono due modi di comprare i libri. Il primo e più diffuso è in conto assoluto: significa che i libri li devi comunque pagare, che tu li venda oppure no, dopo un periodo che, a seconda degli accordi e della forza della libreria, va dai 60 ai 180 giorni. Posto che i libri si pagano comunque, quelli non venduti si possono rendere all’editore. Quando succede, e succede nella stragrande maggioranza dei casi, entra in gioco un meccanismo abbastanza complicato, che si presta a qualche maneggio finanziario. Poniamo che il libraio compri 10 copie di un libro e le paghi all’editore dopo 60 giorni, ma che dopo 30 decida di rendere le copie non vendute (le famose rese): il primo del mese successivo l’editore le riaccrediterà al libraio alle stesse condizioni, scalandole dagli ordini che avverranno 60 giorni dopo.

La seconda strada per ordinare i libri è in conto deposito, che però, in teoria, non si può fare e che in pratica si fa raramente. In questo caso il libraio paga solo i libri effettivamente venduti, dopo avere presentato un rendiconto all’editore. Gli editori non possono dare i libri in conto deposito – e in effetti nessun grande editore lo fa – perché ognuno ha firmato un contratto in esclusiva con un distributore, che ovviamente non gradisce di essere saltato. Nonostante questo – e nonostante sia una di quelle cose che si fanno e non si dicono – il conto deposito è sempre più diffuso.

Esistono alcune librerie indipendenti che funzionano grazie a un sistema misto, ma la cosa vale indirettamente anche per alcune grandi catene che detengono un potere così forte che i grandi editori sono disposti a pagare per avere un buon posizionamento e quelli più piccoli, pur di essere presenti, sono pronti a non farsi pagare subito. Tra le ragioni per cui negli ultimi anni alcuni editori indipendenti hanno deciso di aprire librerie proprie c’è anche – non solo e non come ragione principale: anche – la possibilità di vendere i propri libri saltando l’intermediazione del distributore che, infatti, protesta.

Come si ordinano i libri

Anche per ordinare i libri ci sono due modi: rivolgersi a un grossista oppure a un distributore. Il grossista più forte in Italia, come detto, è MF Ingrosso, che prima si chiamava Fastbook – «2.800 editori, 160.000 titoli e oltre un milione di libri» – e, ancora una volta, appartiene a Messaggerie Italiane. L’alternativa più strutturata è Centro libri di Brescia, che però per dimensioni non può competere. Con un solo grossista hai tutti gli editori, gli ordini sono facili, le consegne veloci e compri solo quello che vuoi, evitando di caricare il magazzino. Si ha, cioè, un controllo migliore dei propri ordini e si salta l’intermediazione dei promotori, cioè delle reti di vendita degli editori, che danno informazioni sulle uscite, ma spesso insistono perché siano ordinate più copie o più titoli. Se il libro a magazzino c’è, lo si ordina online e ti arriva quasi subito. Lo svantaggio è che il grossista fa sconti più bassi del distributore – dal 30 al 35 per cento – e pretende pagamenti più veloci – da 60 a 90 giorni – mentre paga l’editore più lentamente. In pratica, prendendo ad esempio un libro da 20 euro, il grossista lo paga 10 euro all’editore sei mesi dopo e lo rivende al libraio a 13, facendosi però pagare dopo due o tre mesi.

L’alternativa è la distribuzione, che è il modo tradizionale con cui i librai si riforniscono. Il distributore più grande in Italia, come detto, è Messaggerie Libri, che è controllata dalla holding che ha la maggioranza di GeMS, e da Feltrinelli, cui seguono la distribuzione del Gruppo Mondadori, che l’anno scorso si è fusa con quella di Rizzoli, e quelle più piccole di gruppi come De Agostini e Giunti. Passare da un distributore significa avere sconti più alti e pagamenti più dilazionati. I distributori, che lavorano insieme alle reti vendita e promozionali, fanno sconti più alti dei grossisti – 35-38 per cento – e si fanno pagare normalmente a 120 giorni. Quando poi i grandi editori lanciano campagne promozionali per smaltire o spingere libri e collane che faticano a vendere, gli sconti per il libraio possono salire fino al 45 per cento sul prezzo di copertina. A fronte di questi vantaggi, per il libraio la pressione è maggiore, la gestione più complicata, ma soprattutto le consegne sono un po’ più lente.

Quanto guadagna un libraio

Un libraio indipendente acquista i libri dall’editore con uno sconto che va dal 30 al 35 per cento. Significa che se un libro costa 20 euro, il libraio lo paga 6-7 euro di meno. Le librerie di catena come Feltrinelli e Amazon, invece, hanno la forza contrattuale per ottenere sconti intorno al 50 per cento. E in più possono ricavare soldi anche dall’affitto di spazi e vetrine. È uno svantaggio competitivo che si riflette nell’impossibilità da parte dei piccoli di fare sconti al cliente, che su Amazon sono fissi al 15 per cento. Al prezzo di copertina l’editore deve, però, comunque sottrarre anche un 8-10 per cento per la promozione e un altro 8-10 per la distribuzione, cioè dai 3,2 ai 4 euro. In più ci sono i diritti da pagare all’autore – che semplificando fissiamo in altri 3 euro –, oltre naturalmente alle spese di stampa e confezione.

Rimane il fatto che per un editore, almeno da un punto di vista economico, è meglio vendere in una piccola libreria perché da un libro da 20 euro ricaverà 13-14 contro i 10 euro che otterrà dalle grandi catene e da Amazon. Il problema è che grandi catene e Amazon vendono molti, molti più libri, e che se non passi da loro scompari. È evidente, quindi, che l’editoria, sia per chi i libri li fa sia per chi li vende, è un business che ha margini molto risicati, in cui il guadagno e la possibilità di sopravvivere si giocano sui decimali e sulla propria forza e abilità di contrattare, ogni volta, condizioni migliori.

Per un libraio la regola aurea della sopravvivenza è una formula matematica: SPESE FISSE/SCONTO MEDIO x 100. Significa che se hai spese fisse per 100 mila euro all’anno (che in una grande città bastano per l’affitto e per un paio di persone) e il tuo sconto medio è del 35 per cento, per stare in piedi dovrai fare almeno 285 mila euro di fatturato. Contando che in Italia il prezzo medio di un libro è di 13 euro significa che in un anno dovrai venderne 22 mila, cioè circa 70 in ogni giorno di apertura. Nel caso in cui ci si specializzi in libri più costosi – fotografici o illustrati – il numero di pezzi venduti ovviamente diminuisce, a differenza del fatturato totale che deve restare invariato.

Per questo motivo la presenza di un bar è sempre più importante e diffusa: vendere anche bevande e cibi consente di fare presentazioni – che sono gli eventi attraverso cui la libreria si fa conoscere e può allargare il proprio pubblico, e i momenti della giornata in cui si vendono più libri – e di aumentare il fatturato totale grazie alla mescita, dove i margini sono molto più alti. Il problema è che le presentazioni devono essere continue, praticamente quotidiane, e farle implica lavoro e costi supplementari, dovuti agli orari più lunghi, al personale del bar e alla promozione degli eventi. Perché le presentazioni incidano davvero sui conti finali, una media libreria indipendente di una grande città arriva a fare circa 300 eventi all’anno, quasi uno al giorno.