Milioni di persone in tutto il mondo si sono trovate almeno una volta nella loro vita davanti ai fogli in bianco e nero che mostrano come montare un mobile IKEA: l’unica via per trasformare pezzi di legno, viti, maniglie e compagnia – ordinatamente riposti in una scatola – in un oggetto di arredamento. Il montaggio non è sempre indolore, implica spesso diverse ore di lavoro e almeno un litigio in famiglia perché “vedi che quella vite lì dovevi metterla di là e non al contrario?”. Per quanto possano apparire astruse e complicate, le istruzioni che IKEA dà per montare i suoi mobili sono tra le migliori (o le meno peggio) che si trovano in circolazione, e sono il frutto di una progettazione che una azienda che vive di mobili da montare deve per forza trattare sul serio.
Allan Dickner, dirigente IKEA che si occupa di come i prodotti dell’azienda vengono impacchettati, ammette che le istruzioni per il montaggio dei mobili non hanno una grande reputazione: “Un giornale in Svezia ha detto che sono una cosa a metà tra l’ingegneria civile e il capitanare un sottomarino, analogia che mi sembra calzante”. Dickner dice che il risultato finale, cioè la serie di fogli con schemi e istruzioni in bianco e nero, rappresenta ciò che i progettisti IKEA sono riusciti a fare di meglio dopo prove e riprove per renderli il più possibile semplici e comprensibili, compatibilmente con la complessità del mobile da montare.
Tutto dipende dalle dimensioni e dal numero di componenti. Il massimo fu raggiunto qualche tempo fa quando fu messo in vendita un guardaroba composto da 400 pezzi, tra struttura, ripiani, cassetti, maniglie e viti. Le istruzioni per montarlo non erano particolarmente complicate, ma comunque chi ci provava si ritrovava con centinaia di pezzi sparsi sul pavimento e faticava a orientarsi. Il prodotto fu riprogettato in modo da essere costituito da un numero inferiore di pezzi, cosa che ha reso meno ostico il suo montaggio.
Spesso i pezzi sono numerosi perché IKEA fa di tutto per rendere le scatole che li contengono il più possibile piccole e poco ingombranti. Meno volume occupano, meno spazio richiedono per il trasporto e naturalmente per la loro conservazione in magazzino, con benefici economici per un’azienda che muove ogni giorno centinaia di migliaia di pacchi nei suoi negozi in giro per il mondo. Per questo motivo già durante la progettazione di un nuovo mobile da mettere in commercio ci sono tecnici ed esperti di packaging che danno consigli, con l’obiettivo di ridurre i volumi delle scatole, senza complicare troppo la vita a chi poi dovrà mettere insieme i pezzi seguendo le istruzioni.
Questo sistema viene osservato da decenni, quindi in molti casi ci sono già linee guida da seguire per ridurre i volumi. Nell’80 per cento dei casi, dice Dickner, ci sono “soluzioni già provate”, schemi predefiniti, che vengono impiegati per i nuovi mobili che saranno introdotti sul mercato. Ridurre l’ingombro delle scatole significa anche aumentare la probabilità che i mobili smontati stiano in auto e, soprattutto, che passino attraverso porte e corridoi delle case più piccole. Anche per questo motivo i pacchi con i mobili che sono venduti allo stesso modo in tutto il mondo devono passare una serie di test in Giappone e Corea del Sud, dove le abitazioni sono in media più piccole.
Jan Fredlund, uno dei designer che si occupa dei manuali di istruzioni IKEA, dice che ci sono due principi chiave da rispettare sempre quando si realizzano gli schemi per il montaggio: chiarezza e coerenza. All’apparenza possono sembrare una banalità, ma per mantenerle è necessario molto lavoro, che passa in primo luogo da prove di assemblaggio da parte degli stessi designer che realizzano le istruzioni, spiega Fredlund: “I test di montaggio sono un’opportunità per scoprire se ci sia il rischio che il cliente metta un pezzo nella direzione sbagliata senza rendersene conto e che, in una fase successiva dell’assemblaggio, potrebbe costituire un problema”. Più sono chiari gli schemi più è difficile, ma non impossibile, che si incappi in qualche errore.
Le istruzioni devono anche mantenere una loro coerenza tra un passaggio e l’altro, essenziale per non creare confusione mentre si sta costruendo il mobile. Gli schemi hanno di solito sempre lo stesso punto di vista, in modo da vedere chiaramente che cosa cambia da un passaggio all’altro. Le rotazioni e i cambiamenti di prospettiva sono ridotti al minimo ed effettuati solo quando davvero necessario, con frecce e altri accorgimenti per fare capire che cosa è cambiato.
Quando la bozza delle istruzioni è pronta, i designer la rivedono da capo per assicurarsi che sia tutto in ordine, ma soprattutto se sia possibile eliminare qualche passaggio o qualche elemento per rendere più intuitiva la costruzione. Un ultimo accorgimento è l’aggiunta del famoso omino che a inizio istruzioni consiglia, tra le altre cose, di mettere un telo sotto ai pezzi del mobile per evitare che si danneggino durante il montaggio, o di chiamare l’assistenza di IKEA se ci si ritrova fermi a un punto delle istruzioni senza sapere bene che cosa fare. Il design dell’omino, molto stilizzato, non è casuale: è amichevole e sembra immedesimarsi in chi si è ritrovato davanti decine di pezzi e che confida vada tutto bene per trasformarli in un mobile uguale a quello visto già montato in negozio.
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